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Web会議システム導入

社長~

客先にアポを取ろうとメールしたんですが、Webミーティングにして欲しいと言われました・・・

「Webミーティングに対応していません」では、そろそろ仕事にならなくなってきましたよ

私も最近はそればかりです。

そろそろWeb会議システムの導入をお願いできませんか?

いよいよ避けられなくなってきたかぁ

博士に相談してうちもWeb会議システムを導入するか・・・

こんにちは。

そうじゃな。。。Webミーティングは普通に行われるようになってきておるから、対応できないというのはちと問題じゃな。

では、Web会議システム導入の前に、そもそもWeb会議システムとは何を指しておるのか簡単に説明しておくとするか。

Web会議システムとは?

会議室貸し出しサービス

Web会議システムとは、環境を提供するサービス会社のシステムを使用し、1対1あるいは複数と動画・音声によりコミュニケーションをとる手段・手法です。「Webミーティング」「オンライン会議」や「打ち合わせはWebで」「打ち合わせはオンラインで」などは全てWeb会議システムによるコミュニケーションを指します。

ひとつのシステムをインストールすることで「Web会議システム導入完了!」という想像をする方が少なくないですが、実態はやや異なります。会議には相手があり、それぞれで異なるサービス会社を使用していることから複数のツールに対応する必要が生じる場合があります。その辺りが導入前の方に難しい印象を与えているようです。

上記でイメージが難しい方は時間貸し会議室を想像してください。
それと同じことがネット上で行われていると考えると分かりやすいです。

おそらく誰もが聞いたことのあるZoom(ズーム)は、数あるサービス会社の内のひとつです。

ツール(サービス会社)の選択

各社のサービス基本内容は「予約を受け動画ミーティングが可能な場所を確保しゲストに連絡、当日は快適な会議の環境を提供」といった一連のシステム提供です。

どの会社のサービスを選択するのかは企業によって異なります。ホスト(手配する側・招待側)が決定するケースが多いですが、特にルールはありません。ゲスト(招待を受ける側)がツールを指定し、ホストが応じることもあります。大手さんなどではセキュリティやポリシーにより「ホストもゲストも使用するのはコレ!」と決めている場合もあります。

Web会議サービスの選択

使用するツール(サービス会社)の決め方

招待を受けることを想定しメジャーどころは準備

サービス会社は無数にありますが、よく使用されるツールは限られています。一般的には「Zoom」「Google meet」「Teams会議」にゲストとして対応できるよう準備しておけば充分です。

尚、多くのツールでゲスト側は無償でサービスを使用できますので、上記の準備にコストは発生しません。

最初は3つも覚えるのは大変だと思うかもしれませんがたいしたことではありません。
「うちはZoomしか分からないんです・・・」ではクライアントに余分な手間をかける事になりかねません。結局先々導入することになりますので、メジャーどころのツールは対応できるように慣れておきましょう。

招待する場合に主として使用するツール

  • お互いの顔を見ながら会話
  • 画面の共有

この程度の基本的なことができれば充分な場合、どのツールを選択していただいても一緒です。「Zoom」「Google meet」「Teams」から選べば良いでしょう。

それぞれで無料プランが用意されており、簡単な使用であればそれで充分かもしれません。しかし、機能面での制約やセキュリティ面での違いもあります。企業が継続的に使用するのであれば有料プランをおすすめいたします。

有料といっても、Google meetであればGsuite、TeamsであればMicrosoft365に含まれておりますので、それらのサービスを受けているのであれば追加料金無しで使用できます。今使用されているプラットフォーム、Google・Microsoftに合わせて選択するのが良いでしょう。

  • 多人数での会話
  • 無制限の会議時間
  • 録画
  • チーム管理
  • CMS(顧客管理システムとの連携)やMA(マーケティング・オートメーション)との連携

上記のような要求がある場合は有料プランの検討が必要になります。サービスを慎重に比較して選びましょう。

ご注意ください

2020年8月現在、コロナの影響もありWeb会議システムの導入ニーズが高まり、それを支援するサービスも乱立しています。テレワークなどシステム導入に助成金も用意され拍車をかけている状況です。

この状況に乗じ、Web会議システムの導入を難しいことのごとく言い寄り不相応なシステムを高額で売りつける導入支援会社も見受けられます。

Web会議システムの導入は難しいことではなく、大きなコストが発生することもありません。

不要・不相応なシステムやサービスを導入しないようお気をつけください。

何かひとつのシステムを入れればそれで終わりだと思ってたのですが・・・

随分ややこしいですね

最初はややこしく感じるじゃろうが、ひとつひとつのツール操作はどれも簡単じゃ。

ビジネスの現場で「Webミーティング」といわれるものが何を指しておるのか全容を把握してしまえば、後は簡単に馴染んでいけるぞ。心配は無用じゃ。

ZoomとかMeetとか、客先からいろいろな名前が出てきて訳が分からなかったんですが。。。

なるほど。頭の中が整理されたら見えてきました!

ZoomやMeetを使える環境を用意すれば、すぐに始められるのですか?

なんかWebカメラがいるとか、マイクがどうとか聞いたことあるのですが。

冬花さんの言う通り、Webミーティングにはカメラとマイクが必要じゃ。

では、必要な装備についてUETAYA ITsに解説してもらうとするか。

Web会議システムに必要な装備

最低限必要な装備

  • Webカメラ
  • マイク
  • スピーカー

基本的にはこれだけです。

Zoom、Google meet、Teams会議、その他様々なサービスがありますが、それらを使用するために必要な装備は共通して上記だけです。

Zoomの場合はアレがいる、Google meetの場合はコレがいる、そのようなことはありません。

使用している機器に合わせた準備

  • デスクトップPC
  • ノートパソコン
  • タブレット
  • スマートフォン

どの機器から会議に参加するかにより準備は異なります。

一般的なノートパソコン・タブレット・スマートフォンでは、カメラもマイクも内蔵していますので別途用意する必要はありません。そのまますぐに開始できます(※品質を無視した場合)。

デスクトップPCの場合、スピーカーは有ってもマイクとカメラは無い場合が多いので準備する必要があります。Webミーティングのために調達するのであれば、それに合うものを調達するのが良いでしょう。

環境やミーティングの品質を考慮する

マイク・スピーカー・カメラ、この3つがあれば最低限始められますが、ビジネスですので会話の品質を最低限維持しなければなりません。

Webミーティングを行う場所は「静かなのか、騒音があるのか」会話の内容(相手の声)がまわりに聞こえて問題になるのか、様々な事を考慮し、それに合う装備を購入するのが良いでしょう。

マイク

マイクを選ぶ時には指向性を考慮します。

複数の人が席につき、1つのカメラ・マイクを共有して会議に参加するようなケースでは指向性のない多角で音声を拾うマイクが適しています。1対1のミーティングでは、自分の声以外は雑音ですので、単一指向性のマイクが適しています。

カメラ

価格が高いカメラでは解像度・映像品質が高まりますが、Webミーティングではあまり必要性を感じません。カメラを通して商品をPRするなど特別な目的があれば別ですが、コミュニケーションだけであれば安いカメラで充分です。

スピーカー

既存のスピーカーではまわりに相手の声がまる聞こえな上、ハウリングの問題が出てきますので専用のものを用意するのが良いでしょう。一般にはマイクとスピーカーの一体型が選択されます。ミーティングで音の品質にこだわることは少ないと思いますので、マイクを基準にして一体型から選ぶのが良いでしょう。

なるほど。実際どれくらいの価格帯の商品がいいんでしょう?

特別な要求がないのであれば、2,000円、3,000円台の一体式で充分な品質じゃ。
スタートアップならそれで充分じゃろう。

ネットで検索すれば「おすすめのヘッドセット○○選」などの情報がたくさん出てくるから参考にするとよいぞ。[web会議 ヘッドセット おすすめ]

Zoom・Google meet・Teams会議の準備

別のレッスンにまとめておりますのでそちらを参照ください。

こんにちは。

調子はどうかの?

博士!
お久しぶりです。
見ての通りですよっ

はいっ
かしこまりました!
来週月曜日でございますねっ

ありがとうございます。

続いて商品の概要についてご説明させていただきます。

おぉ。やっとるのぉ。

どうじゃ。簡単だったじゃろ笑

博士が言う通り、今になってみれば導入前の不安はアホみたいですよ笑

移動経費などのコスト減も数字になってきました。

何でもっと早く導入しなかったのかという思いですよ!!

そうじゃろうそうじゃろう。

問題なく馴染めたようでワシも一安心じゃ。

帰ってゆっくり寝るとするか。

Uetaya ITsのおすすめチョイス

Uetaya ITsでは、G Suiteをプラットフォームとして選択するのが望ましいと考えています。CRM(顧客管理システム)やMA(マーケティングオートメーション)など他のシステムとの連携が豊富なためです。従って、G Suite環境下によるGoogle meetの使用が望ましいと考えています。

また業務管理アプリとしてTeamsの使用も推奨しております。これによりTeams会議使用できる環境となります。

Zoomは無料のアカウントを取得しておけば良いでしょう。

Google meetを主とし、必要に応じZoomを使用。場合によりTeams会議を使用。Uetaya ITsのおすすめチョイスです。