L Message（エルメ）カレンダー予約機能をGoogleカレンダーと連携した時の挙動。
全ての操作がピッタリと同期するわけではありません。
ややこしい! と思います。最初は特に。
イヤになると思います。L Messageのこと嫌いになるかもしれません。
L Messageカレンダー予約とGoogleカレンダーの連携は日々の運用で中心的な役割を果たします。この挙動についてはしっかりと理解しておく必要があります。特にオペレーションを構築しルールを定める担当者は避けて通れません。
今回は皆さまがスムーズにオペレーションを構築できるように連携の挙動を検証してまとめてみました。L Messageを嫌いになる前にこの機能を一緒にマスターして、日々の業務をもっと効率的にしましょう！
皆さまのために・・・
ひたすら予約を繰り返してすべての挙動について検証してみました。
PDFにまとめましたのでご覧ください。ただしパッと見るまでにしてください。
L Message（エルメ）カレンダー予約機能とGoogleカレンダー連携時の挙動
L Message側のユーザーによる予約生成と管理者アクション、Googleカレンダー側の操作、結構な組み合わせになります。
その中で操作が相手側に反映してくれないアクションがあります。PDFの黄色に塗りつぶした部分です。この黄色の部分を把握し、スタッフが使わないようルールを定める必要があります。
Googleカレンダーとの連携で絡んでくるのは、L Messageの『予約』以外に『受付停止』機能があります。これらの違いを理解する必要があります。
L Messageのカレンダー予約機能で作成されます。
予約に対するアクションには『ユーザーによる予約（作成）・変更・キャンセル』と『管理者による作成・変更・キャンセル・削除』があります。
文字通り受け付けを停止する機能です。これにより、グローバルに設定してある営業時間や、予約枠に個別設定した受付時間に関わらず一切を受付停止とする機能です。
例えば予約枠が『Aさん』『Bさん』のように担当者の場合。それぞれ担当者は別の用事も抱えております。この時、担当者のGoogleカレンダーとL Messageを連携することで、担当者に別の用事が入った際には、その時間はL Message側で予約が入らないようにする。このような利用目的の機能です。
受付停止に対するアクションには『管理者による作成・変更・削除』があります。
予約はL Messageのカレンダー予約機能で作成されます。Googleカレンダーと連携していてもGoogle側から予約は作成できません。
変更・削除について見ていきましょう。
L Messageで作成された予約はGoogleカレンダーに予定として自動生成されます。これに変更を加えたり削除を行った場合。Googleカレンダー側で行った変更や削除はL Message側の予約状況に一切反映しません（PDFの一番下の方、淡黄の箇所）。
Googleでの編集はL Messageに反映しないことを担当全員にしっかりと理解してもらいましょう。
例えば13時から60分の予約が入った場合。この予約は少し余裕を見て90分確保し、次の予約受付を14時半からとしたいケースがあるでしょう。このときはどうしたらよいでしょうか。予約をGoogleで編集してもL Messageに反映しません。14時から次の予約を受け付けてしまいます。この場合はL Message側で所要時間を14時半に変更する必要があることを理解しておきましょう。
実際にはいちいちL Messageにアクセスするのは面倒ですので、Googleカレンダーに14時から14時半の予定を作成します。それによりL Message側に受付停止が生成され目的が果たされます。
例えばホテルや備品の貸し出しなど。L Messageでは複数日の期間を指定するような予約は管理できません。この場合でも予約の時間を開始日とし、チェックアウトや返却日時を予約時のお客様情報で取得することで運用が可能になります。予約が入るとGoogleカレンダーに予定が自動生成されます。自動生成された予定の終わり時刻を取得したチェックアウトや返却日時に変更します。これによりGoogleカレンダー側で視覚的に予約の状況が把握できます。またこの変更はL Messageには反映しませんので次の予約は受け付けている状態です。
複数の予約が入り、ある日の部屋数や貸出数が上限になったとします。この時、Googleカレンダーで上限となった日に、終日の予定で『上限』などと予定を入れます。するとL Message側はその日を受付停止としますので新たな予約は入らなくなります。
個別の判断を挟むことになり、また手動でのオペレーションが多くなりますが、連携の特徴を理解することでこのような特殊な運用も実現可能となります。
Googleカレンダーで作成した予定はL Messageに『受付停止』として反映する
これを覚えてください。
L Messageに予約として反映されるものではありませんので間違えないようにしましょう。
もう一度PDFをご覧ください。
L Message（エルメ）カレンダー予約機能とGoogleカレンダー連携時の挙動
黄色い部分（設定が相手に反映しない部分）、ほとんどが受付停止に関わります。
上記を理解しルールの制定を行いましょう。
※なぜGoogleカレンダーで作成した受付停止をL Message側で編集してもGoogleに反映しないのか。これは、Googleカレンダーで作成された予定は他のスケジュールであり、L Message側から不用意に削除したり変更したりすることで大切なスケジュールが不本意に変更されないよう配慮されているのだと思われます。正しい仕様と考えます。
この場合もGoogleカレンダーで作成・変更・削除を行うことをデフォルトとするのが良いでしょう。
例えば担当に頼まれ、他のスタッフがL Message側から受付停止を作成したとします。この場合、担当はGoogleカレンダーで把握できません。もしまた事情が変わりL Messageの受け付けを再開したい場合に、その連絡や作業を忘れる可能性があります。
もう一つ。例えばGoogleカレンダーで作成した受付停止を他のスタッフに依頼してL Message側で削除してもらった場合。Googleカレンダーには反映せず予定が残りますので、他者が削除してくれたか否か分かりません。
とにかく混乱の元です。
組織で複数人が関わるケースでは、Googleカレンダー側で予定の編集権限を共有し、
これを徹底するのが良いでしょう。
『予約』はL Messageで
『受付停止』はGoogleで
『徹底検証』した結果・・・
すごくシンプルです。
いいんです。シンプルな方が分かりやすいので。
これを徹底することで混乱はないと思います。
予約をGoogleで編集したり、受付停止をL Messageで編集すると。。。。
混乱が始まります!
バグかと思って騒ぎ出すかもしれません。現象把握に相当な時間を無駄にするでしょう。
特に事情がないのであれば、最初から上記で運用することをおすすめいたします。
441-8102
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